【业务场景】

商品库存不对或出现负数,如何排查处理?

【解释说明】

商品库存包含库存数量与库存成本两大核心维度,当出现库存不对或为负数的异常情况时,主要原因有:①系统启用了负库存功能;②单据录入的时间先后顺序。

商品库存异常排查时可优先通过 “商品收发明细表”,查看商品出入库的详细记录,快速定位问题。

【操作步骤】

一、商品库存数量不对或为负数

1、未启用检查负库存参数,系统允许负库存,导致库存数量出现负数。

问题原因:菜单栏点击【设置】-【系统参数】后,若未勾选 “不允许负库存” 参数,系统将不限制出库数量,允许出库数量大于结存库存数量,导致出现库存数量为负数的情况(若勾选该参数,则商品不允许负数出库)。

解决方案:通过录入入库单,将当前负库存数量补足,再重新勾选“不允许负库存”参数即可。

操作步骤:如何录入商品库存?、开启负库存和关闭负库存出库,如何操作?、调整库存数量,如何操作?

2、已勾选 “不允许负库存” 参数,但库存报表中仍存在结存库存数量为负数的情况。

问题原因:与单据录入的时间顺序有关。若先录入库单,但出库单的日期却早于入库单,系统报表是按单据日期排序统计库存,从而导致结存出现负数;此外,若查询报表的截止日期仅到出库单日期(未包含后续入库单日期),也会显示结存数量为负数。

解决方案:建议修改单据日期,保证单据日期顺序先入库,后出库。

操作步骤:系统不允许负库存,为什么商品结存数量仍出现负数?

二、商品库存成本不对或为负数

商品库存异常排查时可优先通过 “商品收发明细表”,该表详细记录了系统内所有商品的出入库明细、相应的出入库成本、结存数量及其成本,常用于验证商品成本的准确性。

1、排查商品库存成本时,建议登录管理员账号操作。子账号可能存在权限不足的情况,无法查询全部数据,出现数据缺失,导致排查结果有误。

2、查询前首先确认存货计价方式及仓库核算方式:

①存货计价方法:先进先出、移动平均;

②仓库核算方式:总仓核算、分仓核算。

3、查询的日期范围可设置得更广些,有助于判断在后续期间是否也录入了相关单据。

注意:系统中成本的核算方法是总仓核算法,在查成本时,请不要选择仓库地点,应默认为全部。

具体操作步骤可以参考:如何查看商品的出库成本

【常见案例】

1、商品库存数量为零但还有结存成本

问题原因:①系统启用总仓核算,但指定某个仓库查看商品成本;②采购退货单未关联源单。

解决方案及操作步骤:商品库存为0还有结存成本,如何处理?

2、成本出现负数

问题原因:①系统启用负库存,有负出库;②单据录入的时间先后顺序异常。

解决方案及操作步骤:可参考步骤“一、商品库存数量不对或为负数”排查。

3、已录入入库成本,系统却未正确核算出库成本(显示为空或计算有误)

问题原因:当云进销存系统与会计系统关联,且出库类单据已生成记账凭证时,若再次修改业务单据,会导致出库成本重新核算或更新。

解决方案:删除业务单据关联的凭证 → 重新审核该业务单据 → 系统成功核算出库成本 → 再重新生成记账凭证(操作前建议先进行数据备份:如何备份账套数据?)。

操作步骤:出库类单据的单位成本变为0,如何处理?

4、若已排除上述原因,商品成本仍异常,可尝试通过 “重算成本” 功能重新计算成本数据。操作前请务必由管理员先完成数据备份(如何备份账套数据?);待 “重算成本” 操作结束后,再核查商品成本是否恢复正确。